L'Assemblée Générale

Qui inviter ?

L'invitation

Le déroulé de l'Assemblée Générale

La composition des différents rapports

Les élections

La table d'honneur

Attention, n'oubliez pas...

Qui inviter ?

► les élus de votre collectivité de tutelle (commune et/ou communauté de communes)

► les élus du Pays, du Syndicat Mixte, du Conseil Général, du Conseil Régional, …

► les socio professionnels de votre territoire (hébergeurs, restaurateurs, gestionnaires de sites, …)

► les adhérents de l’OTSI

► les institutionnels du Tourisme (DRT, CRT, CDT, FROTSI, UDOTSI et les OTSI de votre territoire)

► les chambres consulaires (CCI, Chambre d’Agriculture, Chambre des Métiers, …)

► la Presse

A propos de l’invitation

► elle doit être adressée 15 jours avant l’Assemblée Générale (cf vos statuts)

► elle comporte impérativement : la date de l’AG, le lieu, les horaires, l’ordre du jour détaillé

► N’oubliez pas d’y joindre un coupon réponse, un pouvoir (à retourner à l’ OT en amont de l’AG ou le jour J) et un plan d’accès.

Le déroulé de l’Assemblée Générale

► Accueil des membres de l’Assemblée par le Président de l’OT et le(s) élu(s) local(aux)

► Approbation du procès verbal de l’assemblée générale de l’année précédente

► Rapport moral

► Rapport d’activités

► Rapport financier

► Election des membres sortants du Conseil d’Administration

► Questions diverses

► Intervention des personnalités (département, région, état)

► Clôture des travaux par le Président

Chaque rapport est soumis au vote - Le vote peut intervenir à bulletin secret

La composition de chaque rapport :

► Le rapport financier est, de préférence, présenté par le trésorier, il comprend :

- le compte de résultat

- le bilan

- le budget prévisionnel (conseillé)

- le rapport du vérificateur aux comptes

- le montant des cotisations (qui doit être soumis au vote)

► Le rapport d’activités est présenté, de préférence, par les techniciens de l’OT ou le secrétaire. Il présente les activités de l’année écoulée. Il est recommandé de le présenter par action (accueil/information, promotion, animation, commercialisation, …)

► Le rapport moral est présenté par le Président de l’OT. Il retrace la stratégie et les objectifs de l’année en cours.

Le dossier remis à chaque participant comporte :

► le procès verbal de la dernière Assemblée Générale

► le rapport d’activités

► le rapport financier

► le rapport moral

► les annexes (coupure de presse, flyers, infos diverses, la composition du Conseil d’Administration, du Bureau, …)

Les élections :

Vérifiez dans vos statuts la fréquence de renouvellement des membres de votre Conseil d’Administration

Si vous êtes dans une année d’élection, n’oubliez pas de joindre à vos invitations la liste des membres sortants et un bulletin d’appel à candidature. Vous pouvez également, le jour de l’AG, solliciter les membres de l’Assemblée si des postes restent à pourvoir.

Sont présents à la table d’honneur ?

- le Maire ou le Président de la communauté de communes (ou son représentant)

- le représentant du Conseil Régional

- le Président de la FROTSI,

- le représentant du Conseil Général

- le Président de l’UDOTSI,

- le représentant du Comité Régional du Tourisme

- le représentant du Comité Départemental du tourisme

- le représentant de la Délégation Régionale au Tourisme

- le Préfet

Attention, n’oubliez pas :

- une feuille d’émargement

- des chevalets avec nom, prénom et fonction des personnalités de la table d’honneur

- de vérifier le bon fonctionnement de l’ordinateur et du vidéo projecteur avant le début de la séance

- des papiers blancs pour le vote à bulletin secret éventuel

- de rédiger un communiqué de presse et de l’adresser aux journalistes au minimum 15 jours avant l’Assemblée Générale

- d’adresser le compte rendu de votre Assemblée Générale à l’UDOTSI de votre département, à la FROTSI et à la sous-préfecture.

Géraldine - FROTSI PIcardie - 10/07/2008